Le liste di adempimenti per l'AI Act che girano in questi mesi arrivano a una quindicina di voci. Per una PMI italiana, oggi, ne è dovuta una piccola parte.
Il motivo è che quelle liste mettono in fila tre cose diverse: quello che è dovuto adesso, quello che sarà dovuto nel dicembre 2027, e quello che era già GDPR dal 2018. Messe insieme diventano un preventivo di consulenza. Separate, diventano un elenco corto.
Prendiamo come riferimento la più recente, quella pubblicata il 22 settembre 2026 su Agenda Digitale dalla DPO Paola Zanellati: otto documenti sotto l'etichetta AI Act e sei sotto quella del GDPR. Come inventario di buone prassi tiene. Come elenco di cose da mettere a budget quest'anno, no.
Questo pezzo è fermo al 23 settembre 2026, dopo l'Omnibus digitale sull'IA. Su questa materia la data conta: il calendario è cambiato a luglio.
Il calendario dell'AI Act è cambiato a luglio
Il Regolamento (UE) 2024/1689, l'AI Act, prevedeva che il grosso degli obblighi partisse il 2 agosto 2026. L'Omnibus digitale sull'IA — il Regolamento (UE) 2026/1744 dell'8 luglio 2026, pubblicato in Gazzetta ufficiale dell'Unione il 24 luglio ed entrato in vigore il 27 — ha spostato in avanti la parte più pesante, riscrivendo il terzo comma dell'articolo 113 dell'AI Act.
Le date che contano oggi sono tre:
- 2 agosto 2026 — si applicano gli obblighi di trasparenza dell'articolo 50, quelli che riguardano i sistemi che parlano con le persone o generano contenuti.
- 2 dicembre 2027 — si applicano gli obblighi sui sistemi «classificati come ad alto rischio ai sensi dell'articolo 6, paragrafo 2, e dell'allegato III»: i sistemi a sé stanti, non incorporati in un prodotto. Selezione del personale, merito creditizio, servizi essenziali.
- 2 agosto 2028 — la stessa data per i sistemi ad alto rischio «ai sensi dell'articolo 6, paragrafo 1, e dell'allegato I», cioè quelli inseriti in prodotti già regolati.
C'è poi una scadenza intermedia che riguarda chi fornisce sistemi generativi: l'Omnibus ha aggiunto all'articolo 111 un paragrafo per cui chi li ha immessi sul mercato prima del 2 agosto 2026 adotta le misure per conformarsi all'articolo 50, paragrafo 2, «entro il 2 dicembre 2026».
Il rinvio è recente abbastanza che il testo consolidato non c'è ancora: sull'AI Act Service Desk, il portale della Commissione che pubblica il regolamento articolo per articolo, le pagine degli articoli toccati portano un avviso che segnala che non sono aggiornate.
Metà dei documenti che quelle liste chiamano «AI Act» sta dentro il pacchetto rinviato.
Quello che è dovuto adesso, e non è un faldone
Restano in piedi la trasparenza e l'alfabetizzazione, più una cosa che nessuna norma chiede e senza la quale non fai né l'una né l'altra. Nessuna delle tre produce il fascicolo che ti stanno preventivando.
Sapere quali sistemi di IA usi
A chi usa i sistemi di IA il regolamento non chiede di tenerne un elenco: il censimento non è un obbligo dell'AI Act. È però il foglio da cui dipende tutto il resto. Senza, non sai se un tuo sistema è ad alto rischio, non sai su quali scatta l'articolo 50, non sai cosa scrivere ai lavoratori.
Un elenco utile sta su un foglio di calcolo e ha cinque colonne: quale strumento, chi lo usa, per fare cosa, chi lo ha fornito, se tocca clienti, candidati o dipendenti. La parte difficile è che buona parte degli strumenti in uso non è passata dall'IT. L'assistente attivato dal commerciale sul proprio abbonamento, il riassunto delle riunioni, l'estensione del browser che riscrive le email ai clienti.
Dove l'IA entra come flusso su una piattaforma invece che come abbonamento personale, il censimento è già scritto: in Noeva ogni esecuzione resta tracciata, quindi l'elenco di cosa gira e su quali dati è una query, non un giro di scrivanie. Dove entra a mano, il giro di scrivanie è l'unico modo.
Dire che è un'IA
L'articolo 50, paragrafo 1, chiede che le persone che interagiscono direttamente con un sistema di IA «siano informate del fatto di stare interagendo con un sistema di IA». L'eccezione è stretta: vale quando la cosa è evidente «dal punto di vista di una persona fisica ragionevolmente informata, attenta e avveduta», tenuto conto delle circostanze e del contesto. Il paragrafo 5 aggiunge che l'informazione va data «in maniera chiara e distinguibile al più tardi al momento della prima interazione o esposizione».
Si applica dal 2 agosto 2026 e l'obbligo è del fornitore del sistema. Fornitore, per l'articolo 3, è anche chi «fa sviluppare» un sistema di IA e lo mette in servizio «con il proprio nome o marchio, a titolo oneroso o gratuito»: se il tuo chatbot te lo ha costruito un consulente sul modello di qualcun altro e risponde con il nome della tua azienda, il fornitore sei tu.
Il documento che serve è una riga nel primo messaggio. La marcatura dei contenuti generati — il paragrafo 2, con la proroga a dicembre vista sopra — riguarda chi fornisce il sistema generativo.
Un obbligo di chi usa, però, nello stesso articolo c'è. Il paragrafo 4 chiede a chi utilizza un sistema che genera o manipola immagini, audio o video costituenti un «deep fake» di rendere noto che il contenuto è stato generato o manipolato artificialmente. Lo stesso vale per il testo pubblicato «allo scopo di informare il pubblico su questioni di interesse pubblico», salvo che sia passato da una revisione umana e qualcuno se ne assuma la responsabilità editoriale. Se fai comunicazione con l'IA, quella riga è tua e non del tuo fornitore.
Alfabetizzazione: l'Omnibus l'ha alleggerita
È la voce su cui le liste chiedono di più e la norma ha appena chiesto di meno.
Il testo originale dell'articolo 4 diceva che fornitori e deployer «adottano misure per garantire nella misura del possibile un livello sufficiente di alfabetizzazione in materia di IA del loro personale». L'Omnibus lo ha sostituito: ora le misure sono «volte a sostenere lo sviluppo dell'alfabetizzazione in materia di IA». E il nuovo paragrafo 1 si chiude con una frase che prima non c'era: «Tale obbligo non impone ai fornitori o ai deployer di garantire un livello specifico di alfabetizzazione in materia di IA per alcuna persona».
Si è passati da un obbligo di risultato a un obbligo di mezzi. Programma formativo, registri di presenza, attestati individuali e cadenza annuale sono buone prassi, e chi ha già un sistema di gestione della qualità li produce quasi da sé. Ma servono a dimostrare un livello, e il livello non è più l'oggetto dell'obbligo.
Il documento che morde davvero non è nell'AI Act
È italiano ed è in vigore dal 10 ottobre 2025. Nelle liste compare, ma appeso all'articolo 26 dell'AI Act — cioè a una data che è il dicembre 2027. La norma che lo rende dovuto oggi, in Italia, in quelle liste non c'è.
L'articolo 11 della legge 23 settembre 2025, n. 132 dice che «il datore di lavoro o il committente è tenuto a informare il lavoratore dell'utilizzo dell'intelligenza artificiale nei casi e con le modalità di cui all'articolo 1-bis del decreto legislativo 26 maggio 1997, n. 152».
Quell'articolo 1-bis, inserito nel 2022 dal Decreto Trasparenza, riguarda i «sistemi decisionali o di monitoraggio integralmente automatizzati» che danno indicazioni rilevanti per l'assunzione, la gestione o la cessazione del rapporto, l'assegnazione di compiti e mansioni, la sorveglianza e la valutazione delle prestazioni.
Le due parole che delimitano il perimetro sono integralmente automatizzati, e non vogliono dire che basta un passaggio umano per starne fuori. La circolare del Ministero del lavoro n. 19 del 20 settembre 2022 tira la linea sui sistemi rispetto ai quali il fattore umano risulta meramente accessorio, e fra gli esempi mette la profilazione automatizzata dei candidati e l'assegnazione automatica dei turni. Se la persona si limita a ratificare quello che il sistema propone, il suo intervento è accessorio e l'obbligo resta. Quanto pesi davvero chi decide si valuta caso per caso.
Se invece ci rientri, il contenuto è dettagliato e il legislatore lo ha scritto per esteso: gli aspetti del rapporto di lavoro su cui il sistema incide, gli scopi, «la logica ed il funzionamento», le categorie di dati e i parametri principali usati per programmarlo o addestrarlo, le misure di controllo sulle decisioni automatizzate e chi è il responsabile del sistema di gestione della qualità, «il livello di accuratezza, robustezza e cybersicurezza» con le metriche usate per misurarlo e i loro impatti potenzialmente discriminatori.
Tre conseguenze:
L'informativa va anche al sindacato. Le stesse informazioni vanno comunicate alle rappresentanze sindacali aziendali o unitarie e, se non ci sono, alle sedi territoriali delle associazioni sindacali comparativamente più rappresentative sul piano nazionale. Ministero del lavoro e Ispettorato nazionale del lavoro possono chiederle.
Il registro dei trattamenti e la valutazione d'impatto sono richiamati qui. Il comma 4 chiede di integrare l'informativa con le istruzioni sulla sicurezza dei dati e «l'aggiornamento del registro dei trattamenti», e di effettuare un'analisi dei rischi e una valutazione d'impatto, con consultazione preventiva del Garante se ricorrono i presupposti dell'articolo 36 del GDPR.
Ogni modifica ha un preavviso di 24 ore. I lavoratori vanno informati per iscritto almeno 24 ore prima di ogni modifica che incida sulle informazioni del comma 2 e comporti variazioni delle condizioni di svolgimento del lavoro. Non ogni cambio organizzativo: i cambi che toccano l'informativa.
C'è un'eccezione, ed è larga: gli obblighi informativi «non si applicano ai sistemi protetti da segreto industriale e commerciale». Quanto copra davvero, applicata a un software comprato da un fornitore, è una domanda da avvocato.
Per chi esercita una professione intellettuale c'è una riga in più. L'articolo 13 della stessa legge chiede che le informazioni sui sistemi di IA usati dal professionista siano comunicate al destinatario della prestazione «con linguaggio chiaro, semplice ed esaustivo».
Metà della lista è GDPR, e la dovevi da anni
Registro dei trattamenti, valutazione d'impatto, contratto con il fornitore, informativa privacy, registro delle violazioni: nelle liste di adempimenti AI Act occupano circa la metà delle voci. Non sono adempimenti nuovi e non nascono dall'IA.
Il registro dei trattamenti (articolo 30 del GDPR) lo dovevi già. Il paragrafo 5 esonera chi ha meno di 250 dipendenti, ma l'esonero salta se il trattamento non è occasionale, se può presentare un rischio per i diritti delle persone o se riguarda categorie particolari di dati. Il Garante ne raccomanda la redazione a tutti i titolari e responsabili, anche fuori dai casi di obbligatorietà, come strumento di accountability. Per un'azienda con dipendenti quelle condizioni ricorrono quasi sempre: i dati del personale si trattano tutti i giorni. L'IA non crea l'obbligo, aggiunge righe a un registro che doveva già esserci.
La valutazione d'impatto (articolo 35) segue la stessa logica. Il Garante, con il provvedimento n. 467 dell'11 ottobre 2018, ha adottato l'elenco delle tipologie di trattamento che la richiedono, costruito sui criteri europei: fra questi ci sono i trattamenti valutativi e di scoring, i processi decisionali automatizzati con effetti giuridici o analogamente significativi, il monitoraggio sistematico. Se il tuo sistema di IA fa una di queste cose su clienti o dipendenti, la valutazione d'impatto era dovuta anche prima dell'AI Act.
Il contratto con il fornitore (articolo 28) serve ogni volta che un fornitore tratta dati personali per tuo conto. Vale per il gestionale, per la posta elettronica e per l'assistente a cui stai facendo leggere le email dei clienti. Qui una domanda nuova c'è, ed è pratica: chiedere al fornitore se i dati che gli mandi vengono usati per addestrare i suoi modelli, e farselo mettere per iscritto.
L'informativa privacy e il registro delle violazioni (articoli 13, 14 e 33) si aggiornano, non si riscrivono.
C'è poi una voce che nessuna norma impone: la regola interna su cosa si può e non si può mettere in un assistente. Serve perché senza, i dati dei clienti ci finiscono comunque.
Una voce non ti riguarda, due hanno solo una data
Sono tre le voci su cui si spende di più, e nessuna delle tre è dovuta adesso. Ma non per lo stesso motivo, e la differenza decide se vanno a budget quest'anno o nel 2027.
La valutazione d'impatto sui diritti fondamentali (FRIA) non ti riguarda. L'articolo 27 la impone ai «deployer che sono organismi di diritto pubblico o sono enti privati che forniscono servizi pubblici», più i deployer dei sistemi dell'allegato III, punto 5, lettere b) e c): merito creditizio, valutazione dei rischi e determinazione del prezzo delle assicurazioni vita e salute. Un'azienda manifatturiera, uno studio, un'impresa di servizi che usa l'IA per il servizio clienti o per il magazzino resta fuori dall'elenco, oggi come nel 2027. Non serve una valutazione per stabilirlo: basta leggerlo.
Gli obblighi del deployer di sistemi ad alto rischio hanno una data. L'articolo 26 si applica dal 2 dicembre 2027 ai sistemi dell'allegato III, e quell'allegato non è lontano come sembra: al punto 4 ci sono i sistemi per selezionare candidati e per valutare le prestazioni dei dipendenti. Una via d'uscita c'è, ed è stretta: l'articolo 6, paragrafo 3, lascia fuori il sistema che svolge un compito procedurale limitato, o che migliora il risultato di un'attività umana già completata, o che prepara una valutazione. Ma chiude dicendo che un sistema dell'allegato III «è sempre considerato ad alto rischio qualora esso effettui profilazione di persone fisiche». Se filtri i curriculum con l'IA, quella data è quasi sempre tua. È l'articolo 26 a chiedere la conservazione dei log «per un periodo adeguato alla prevista finalità del sistema di IA ad alto rischio, di almeno sei mesi» (paragrafo 6) e l'obbligo del datore di lavoro di informare «i rappresentanti dei lavoratori e i lavoratori interessati» prima di mettere in servizio il sistema (paragrafo 7). Quest'ultimo, in Italia, ti raggiunge comunque oggi per la via della legge 132/2025.
Le procedure di sorveglianza umana stanno nello stesso pacchetto e hanno la stessa data.
Resta una voce che le liste chiamano «nota di inquadramento del ruolo» e che conviene fare adesso, perché costa un foglio: per ogni sistema, scrivere se sei fornitore o deployer. È la riga che decide di chi è l'obbligo dell'articolo 50.
Su cosa tenere comunque tracciato, anche fuori dall'alto rischio, vale un argomento diverso dalla conformità: se un domani qualcuno contesta una risposta, il registro è l'unica cosa che puoi mostrare — e deve saper distinguere quello che ha fatto un agente da quello che ha fatto una persona.
La verifica da fare adesso
Tre domande da girare in azienda domani mattina. Non producono documenti: producono l'elenco da cui i documenti dipendono.
Sai quali strumenti di IA usano le tue persone? Non quelli che hai comprato: quelli che usano. Chiedilo ai capi ufficio, non all'IT.
Qualcuno di questi parla con clienti, candidati o dipendenti? Se sì, l'articolo 50 è già in vigore e l'informativa ai lavoratori della legge 132/2025 anche.
Chi risponde se sbaglia? Un nome e un cognome per ogni sistema dell'elenco. Se per qualche riga non c'è, quella riga è il primo problema da risolvere.
Questa è una lettura delle norme, non un parere sul tuo caso.
Prima di mettere a budget il fascicolo
Il documento che morde davvero, per un'azienda italiana con dipendenti, è l'informativa dell'articolo 11 della legge 132/2025: in vigore da quasi un anno, con un contenuto dettagliato, che passa dal sindacato e ha un preavviso di 24 ore. Nelle liste di adempimenti AI Act c'è una voce che le somiglia — l'informativa ai lavoratori dell'articolo 26 — ma è un altro documento, con un'altra data. Mettere a budget quella e non questa significa pagare per il 2027 e restare scoperti sul 2025.
Dei sistemi di IA che girano oggi in azienda, quanti sono su un elenco che qualcuno tiene aggiornato?